罗佳，女，2003年1月出生，山西大同人，艺术传媒学院环境设计专业2101班（箕城书院）学生。毕业后来到新疆哈密，罗佳从事的工作是与专业无关的人力资源工作。罗佳很快适应了这份新的工作，总结原因，她觉得，在大学期间锻炼的组织能力非常重要。

混乱的第一次

2022年10月，一个周三下午，当我把展厅钥匙交还给楼管阿姨的瞬间，感觉整个人都被彻底“抽空”了。虽然展厅终于安静了，可刚才那乱哄哄的人声、杂沓的脚步声，还有我自己那结结巴巴、前言不搭后语的开场白，依然还在耳朵里嗡嗡作响。

这次活动，是我到学习部后组织的第一个活动——成长讲堂系列的首场活动，邀请专业老师或是学长学姐为大一新生答疑解惑，提升他们对专业的认知和兴趣。本想着借此活动大展拳脚，没想到，活动却硬生生被我变成了手忙脚乱、身心俱疲的“灾难”现场。

记得活动前三天，我就开始申请场地、借展厅、细化策划案、搞悠学派活动页面……我这个毫无经验的“新手指挥官”，带着一群同样懵懂的新干事，在展厅里像无头苍蝇般乱转。负责布置的同学茫然四顾，不知从何下手；安排整理展品的同学手足无措地杵在角落；我更是狼狈不堪，一边开着视频通话，让老部长远程“手把手”教我用悠学派后台，一边还得扯着嗓子追问活动封面图的进度。整个筹备过程，彻底乱成了一锅粥，我疯狂旋转，却处处顾此失彼。

活动当天更是混乱不堪。稀稀拉拉的几个观众，聚在展厅门口，也没有人引导。闫晓英老师疑惑地看向我：“罗佳，这活动……就这么多人吗？”“是……是的老师……”眼前的情形让我大脑一片空白，只能机械地、紧张地回应。老师又问活动时长，我更是慌了神：“差…差不多40分钟？老师，您…您看您的时间……”

听到老师说“那咱们开始吧”，大家竟然面面相觑，我只能慌乱催促：“快！跟着老师走！老师去哪你们就去哪！”

望着眼前的混乱，我突然意识到，自己连个活动开场介绍词都没准备！仓促之间，我一番手忙脚乱，掏出手机，颤抖着在百度疯狂搜索“活动主持词”、“开场白”。

一番拼凑之下，我强压下快要蹦出胸腔的心跳，竭力让声音听起来镇定：“同学们好！本次‘成长讲堂’，我们荣幸邀请到艺术传媒学院的闫晓英老师……”

磕磕巴巴地把自己想到的意思说出来后，我依然僵在原地动弹不得，脑中只余一个念头疯狂盘旋：名字说对了吗？活动名称、时间、地点……都没错吧？

学会统筹与拆分

活动结束的那天晚上，我躺在宿舍床上，盯着天花板，脑海里像放电影一样，不受控制地回放着活动的一幕幕混乱，内心不由自主地涌出一股挫败感，一个声音在心底反复质问：“罗佳，你真的能行吗？老师是不是选错了人？”

我找到已经卸任的老部长，跟他诉说了我的苦恼。他耐心找出电脑里存档的旧活动文件夹，一份份策划案、时间表、分工明细、应急预案……像一本教科书一样在我面前展开：“组织活动，核心就是‘拆’和‘分'。先把一个大目标，比如‘办好这场讲座’拆解成具体的、可执行的小任务——定嘉宾、批场地、宣传报名、现场布置、物料准备、主持引导、应急预案、新闻稿……，再把这些小任务明确分配给具体的人，设定好清晰的完成时间和标准。沟通更要主动出击，让大家都明确活动目的。提前想好对方——也就是嘉宾、干事、活动参与者需要知道什么，可能担心什么，主动提供信息。”

为了鼓励我，他还笑着分享了自己第一次办活动时同样手忙脚乱的糗事，告诉我：“关键不是不出错，是错了知道怎么改，下次怎么避免，把经验变成流程。”

我混沌的脑子渐渐清晰起来。原来，自己失败的原因一是没有一个整体规划，想到什么做什么，毫无章法；二是所有任务都集中在一个人身上，没有把任务拆解、明确分配给具体的人！

之后，我开始有意识地把这些道理运用到活动的组织中。哪怕是一次小型部门内部经验交流会，我也提前一周启动——首先拆解目标，把“开好交流会”分解成确定主题、邀请分享者，也就是学生会骨干、准备简短议程、布置小会议室、准备茶水等具体任务。然后明确分工，谁负责联系分享者并收集提纲，谁负责借会议室和布置，谁负责准备茶水和签到……

因为任务拆解得细、分工明确，大家各司其职，整个流程异常顺畅。活动结束时，看着干事们有条不紊地收拾场地，那份“有序”带来的掌控感，让我第一次尝到了“拆”“分”的甜头，也为接下来的挑战积攒了宝贵的信心。

这种训练对我的提升很大。仅仅半年后，到学年末组织骨干班培训活动时，我已经能够驾轻就熟，整个活动组织得井然有序。

职场第一次活动

大学锻炼出的组织活动的能力，给我的职场发展带来了莫大的帮助。

2025年，我怀揣着“到西部去，到基层去，到祖国和人民最需要的地方去”的信念，作为西部计划志愿者来到了新疆哈密，在国资委下属国企的人力资源部进行志愿服务。尽管我学的专业与人力资源无关，我也没从事过相关的工作，但在大学锻炼出来的组织能力还是让我很快上手了。

我参与的第一场活动，也算是我的能力“大考”，就是公司的招聘考试。我的任务是协助部门负责人筛选简历、电话通知笔试。

以前的经历告诉我，哪怕是再简单的事儿，也不能轻视。

我先是根据自己的组织经验，拆解电话通知的全过程——从接通问候、核心信息传递，到应对常见问题清单、确认信息清晰度、确认是否参加，再到联系不上的备用方案，我分步在纸上列出要点，形成清晰的沟通脚本。

然后我又去请教同事：“应聘者会问什么？”为了验证自己的方案，我还尝试着打了几个电话去通知。

这样，我很快收集到了诸多的问题，比如着装要求、携带证件、公交路线、笔试规则、面试比例、成绩公布……

等我再次拿起电话时，一切似乎都在预料之中了。

随后的面试组织也更加得心应手。我一步步地拆解问题，从分组方案、评委邀请与协调、会议室预定与冲突解决、物料准备、现场引导与流程管理、计分核分，到与部门同事紧密配合——有人负责紧急协调因时间冲突更换评委，有人跟进会议室使用情况，有人准备物料，有人现场引导考生……

活动后，看到自己的工作得到了领导和同事们的充分认可，我终于松了一口气。

在之后的其他工作中，面对与学校不同的职场环境，虽然时时仍有“手生”的感觉，但我清晰地感受到，在信院“周周有活动”的高强度实战中淬炼出的规划力、沟通力、执行力与组织协调力，已经成为我扎根职场的坚实基石。